10 conseils pour terminer son projet (et pas à moitié)

L’essentiel en 10 conseils pour réussir un projet... Et en finir avec les projets à moitié terminés !

Seuls 15 à 20% des projets réalisés en cycle en cascade sont réussis (source Standish Group). Environ 30% sont en échec, et le reste est mitigé. Le projet aboutit mais les coûts et délais ne sont pas maîtrisés ou le périmètre est sérieusement revu à la baisse. Les méthodes agiles sont plus efficaces, avec un taux de succès de l’ordre de 40%, mais ne s’appliquent malheureusement pas à tous les contextes et à tous les projets.
Les raisons de ces semi-échecs sont connues depuis longtemps, voici 10 critères qui peuvent vous aider à aller au bout de vos projets.

 

1) Concentration de la Responsabilité

Plus les projets sont complexes et présentent des enjeux importants, et plus la responsabilité du projet a tendance à se diluer. Plusieurs décisionnaires sont concernés, le projet est scindée en plusieurs parties avec des interfaces complexes… C’est même parfois un souhait de l’organisation en vue d’équilibrer les pouvoirs.

Mais le cycle de décision s’en trouve ralenti, parfois paralysé. Dans les cas extrêmes le projet devient un terrain de lutte où les intérêts de chaque décisionnaire prévalent sur l’intérêt du projet. L’autorité du chef de projet s’en trouve réduite au point qu’il devient simple spectateur de son propre projet.

Il est crucial de concentrer les responsabilités du projet sur un petit nombre de personnes qui s’entendent bien, avec un cycle de décision court.

 

2) Hiérarchisation des critères de succès

Il faut être clair sur la hiérarchisation des priorités entre les trois composantes du projet : coût, délai et périmètre.

Pour certains projets il est important de respecter les délais, par exemple lorsqu’il faut être prêt pour un événement donné. Pour d’autres le périmètre est prépondérant, lorsqu’il s’agit par exemple de se mettre en conformité avec une réglementation. Mais pour la plupart des projets c’est le coût qu’il faut maîtriser au mieux.

Il est risqué de courir plusieurs lièvres à la fois... La hiérarchisation des critères de succès permettra au moins d’assurer l’essentiel. D’autant que les techniques pour maîtriser chacune des trois composantes du projet sont assez différentes !

 

3) Engagement

La réussite d’un projet nécessite l’engagement de toutes les parties prenantes. Du chef de projet, bien sûr, qui s’engage à atteindre les objectifs fixés, mais aussi des autres parties prenantes — y compris du donneur d’ordre — qui s’engagent à fournir les ressources et les moyens prévus, les données d’entrée, etc.

L’engagement nécessite la conviction profonde que les objectifs sont sans doute ambitieux mais parfaitement atteignables.

 

4) Planification réaliste

La conviction se base sur une planification réaliste, qui prend en compte la réalité de la situation : les données actuellement disponibles, les ressources affectées au projet et leur compétence et des estimations de bonne qualité basées sur des hypothèses réalistes.

 

5) Implication de l’équipe

L’équipe doit évidemment être impliquée pour pour la bonne réalisation des tâches du projet, mais elle doit l’être également lors de la planification. C’est une meilleure assurance d’aboutir à une planification réaliste et c’est aussi un bon moyen d’engager l’équipe pour la suite du projet.

 

6) Autorité

L’autorité est évidemment nécessaire à un chef de projet ; il lui faudra régulièrement rappeler leurs engagements aux différentes parties prenantes et aux membres de l’équipe de projet, dont il devra exiger des informations claires et fiables. Certaines personnes ont une autorité naturelle, mais mêmes celles-ci auront des difficultés si cette autorité n’est pas reconnue. Elle doit notamment être reconnue par les donneurs d’ordre du projet et par la Direction, afin d'être légitimée aux yeux de tous. La première reconnaissance de cette autorité est la capacité du chef de projet à négocier objectifs et moyens afin d’obtenir une planification réaliste sur laquelle il puisse s’engager.

 

7) Pilotage et reporting

Avec des objectifs SMART* et une planification réaliste, les fondations d’un projets réussi sont bâties, il reste maintenant à piloter la réalisation du projet. Le pilotage consiste d’abord à réaliser les tâches du projet conformément à sa planification, et simultanément à confronter régulièrement cette planification aux réalités du terrain. Il s’agit de conformer ou infirmer les hypothèses faites pour la planification, puis d’ouvrir et mener les actions correctives nécessaires.

La plupart de ces actions correctives nécessiteront un reporting et la participation de parties prenantes, des donneurs d’ordre ou de la Direction. Notamment lorsqu’elles impliquent les moyens engagés, les objectifs ou le périmètre du projet.

 

8) Un système d’information efficace

Le pilotage se base sur la connaissance que l’on a de l’état réel d’avancement du projet par rapport au planning de référence. Cette connaissance se base sur la mesure des coûts, des délais et du contenu du projet. Ce dernier point est souvent oublié, ce qui cause généralement une aggravation des dérives. En effet si le contenu du travail effectué n’est pas au niveau attendu, il y aura des reprises à effectuer (du rework) qui vont générer des surcoûts et du retard difficile à maîtriser s’ils ne sont pas anticipés.

Rappelons les quatre caractéristiques d’un bon système de mesure :

  • 1. Pertinent. Il doit réellement mesurer ce qu’il est censé mesurer, ce qui est important. Par exemple, nous constatons souvent que l’avancement du projet est mesuré par la charge consommée. Cette mesure donne le coût, mais elle ne donne pas l’avancement !
  • 2. Utile... Et réellement utilisé ! Il ne doit pas être perçu par l’équipe comme une perte de temps.
  • 3. Opportun. Il doit informer des écarts suffisamment rapidement afin que les actions correctives puissent être engagées à temps.
  • 4. Précis. Suffisamment pour les besoins des acteurs impliqués — et pas plus.

 

9) Gestion des risques et des opportunités

Pour finir, rappelons que la gestion des risques et des opportunités consiste à évaluer leur probabilité et leur impact potentiel afin de prévoir les provisions nécessaires, puis d’identifier et conduire les actions pour prévenir les risques et favoriser les opportunités les plus importants.

La gestion des risques est assez courante. Il faut simplement penser à gérer aussi les opportunités !

 

10) Et pour les projets agiles…

Le contexte et les pratiques des projets agiles sont différents de ceux des projets standards, mais les fondamentaux sont les mêmes. Tout ce que nous venons de voir s’applique quel que soit le type de projet.

 
 

*SMART : Spécifiques, Mesurables, Ambitieux, Atteignables et Temporels.

Pas de commentaire.

Ajouter un commentaire