Agilité et digital : les clés pour garder une dynamique d'équipe même à distance, par Marie de JPI-Conseil

Agilité & Digital : les clés pour garder une dynamique d’équipe même à distance !

Les dernières semaines ont mis beaucoup d’équipes à rude épreuve, en instaurant un travail à distance obligatoire, sans transition. Cela n’a pas été facile, ça ne l’est toujours pas, mais c’est aussi une opportunité de tester les bienfaits du télétravail, et d’apprendre à mieux travailler ensemble.

Manque de convivialité, de contact humain, démotivation, mauvaise communication, problèmes de synchronisation et de visibilité, difficultés techniques liées au outils… La plupart de nos clients rencontrent les mêmes problématiques face au travail à distance. En réalité, une grande partie de ces difficultés est liée à des problèmes sous-jacents lors du travail sur site, qui prennent de l’ampleur et se révèlent une fois à distance.

Pour répondre à ces problématiques, nous abordons dans cet article la question du travail d’équipe à distance en quatre points clés, en vous donnant des solutions pragmatiques pour mieux travailler ensemble.

1) Se synchroniser et avoir une vue d’ensemble

Réunions et rituels

La synchronisation passe souvent par des réunions, et celles-ci doivent être encore plus préparées que d’ordinaire. En effet en visio le temps d’attention est réduit, la concentration plus énergivore, et les comportements doivent être adaptés. Ordre du jour, timing, ponctualité, participants pertinents… Tous ses éléments sont donc plus que jamais indispensables. Il ne faut pas non plus faire l’impasse sur le tour de table en ouverture de réunion, qui va permettre à chacun d’exprimer son état d’esprit du moment. De façon générale, nous vous conseillons de limiter la durée de vos réunions à distance, 1h maximum, quitte à faire plus de petites réunions.

Côté dynamique, à distance ou en présentiel nous privilégions les réunions récurrentes, ce que nous appelons les « rituels ». À commencer par un point quotidien, le fameux daily meeting, ou stand up meeting que l’on retrouve dans différents cadres agiles. Le concept est simple : 15 minutes maximum, debout, chaque matin, pour une équipe jusqu’à une dizaine de personnes. Chaque membre de l’équipe répond à trois questions :

  • Qu’est-ce que j’ai fait hier ?
  • Qu’est-ce que je vais faire aujourd’hui ?
  • Est-ce que je rencontre des obstacles ?

Chacun répond de façon succincte, ce qui permet à tous d’avoir une vue synthétique de l’avancement au jour le jour — dans une démarche de suivi et de visibilité, pas de contrôle. Les obstacles et difficultés seront traités a postériori.

Daily Scrum en visio et management visuel, par JPI-Conseil

Management visuel

Et ces mêmes rituels sont encore plus efficaces s’ils s’appuient sur du management visuel ! En entreprise, le management visuel peut être affiché sur les murs, voire dans des salles dédiées. Heureusement, de nombreux outils numériques nous permettent de dématérialiser les tableaux de bord et indicateurs. Bien évidemment vous pouvez commencer par un simple tableur Excel partagé dans un premier temps, mais il existe des outils spécifiques dédiés. En voici quelques-uns dans une liste loin d’être exhaustive :

Les frontières entre les différentes catégories sont minces, et dépendent en grande partie de la façon dont chaque équipe va utiliser les outils. Certains seront plus ou moins adaptés en fonction de vos besoins, le mieux est d’aller parcourir leurs sites pour se faire une idée et dans l’idéal tester. La plupart des outils propose d’ailleurs un essai gratuit. Nous pouvons également vous conseiller pour trouver les outils et méthodes les plus adaptés à vos besoins précis.

L’idée essentielle à retenir est que le management visuel doit permettre à chacun d’accéder à l’information nécessaire, facilement et à tout moment. Il faut veiller à ne surtout pas le transformer en usine à gaz ni en outil de contrôle.

2) Travailler ensemble

Les disponibilités

Ça peut paraître évident, et pourtant ! Quand plusieurs membres d’une équipe ont besoin de travailler ensemble la première chose à connaitre est la disponibilité des uns et des autres. Et si sur site on peut toujours passer la tête par la porte du bureau, cela devient beaucoup moins évident à distance. Le plus simple est donc de partager un agenda. Chacun pourra y noter les réunions et rendez-vous liés au travail, mais également indiquer les moments où il n’est pas dispo pour des raisons personnelles. En effet en télétravail le rythme peut plus facilement s’adapter aux contraintes personnelles — RDV médical, accompagnement scolaire… — et il est important de pouvoir indiquer à votre équipe que vous ne serez pas disponible. La plupart des outils d’agenda contiennent d’ailleurs des fonctionnalités de synchronisation avec d’autres calendriers qui permettent d’afficher les indisponibilités personnelles sans en indiquer la raison précise (personne n’a besoin de connaitre le détail de votre vie privée). Et si le calendrier partagé vous parait trop compliqué à mettre en place par rapport au rythme de votre équipe, vous pouvez au minimum indiquer vos disponibilités quotidiennes lors du daily meeting du matin.

Les documents partagés

Pour diffuser vos documents à tous de façon sécurisée vous pouvez opter pour un serveur, un intranet (comme Alfresco, Confluence ou Sharepoint parmi les plus célèbres) ou encore un système de Gestion Électronique de Documents (GED). Votre choix va dépendre de plusieurs critères, notamment la taille de l’entreprise, la sécurité liée aux accès et les fonctionnalités dont vous avez besoin. Chez JPI-Conseil, en plus d’un serveur avec des accès à distance et sécurisés, nous utilisons un Cloud. Ce service de stockage de documents sur internet a plusieurs avantages, mais nous l’apprécions surtout car il permet la modification de documents en direct par plusieurs personnes simultanément. Cette fonctionnalité est aujourd’hui proposée par la plupart des Clouds (iCloud, OneDrive ou GoogleDrive par exemple). Elle permet d’alléger les problèmes liés aux versions de documents mais aussi de faciliter le travail en simultané quand on est à distance.

3) Cultiver l’esprit d’équipe

La notion de collectif

Pour passer d’un groupe de personnes à une équipe, la notion de collectif est essentielle. Chacun peut travailler de façon individuelle, mais toujours pour atteindre un but commun. Pour que l’équipe en prenne conscience il est nécessaire que le sens du travail de l’équipe soit clair, mais aussi de définir des objectifs collectifs. Ceux-ci peuvent être à court, moyen ou long terme et vont servir le sentiment d’effort commun. Et une fois ces objectifs atteints, il est essentiel de les célébrer ! À commencer par un simple remerciement, ce qui peut paraître évident mais n’est pas toujours fait. Pour aller plus loin dans la célébration des réussites collectives, de nombreuses possibilités existent. Repas en commun (quand la situation le permet), après-midi de repos, prime, mise en valeur sur les réseaux internes ou externes de l’entreprise… À choisir en fonction des moyens et des envies de l’équipe. Dans le cadre d’un projet, vous pouvez même prévoir un budget consacré à la célébration dès le début du projet.

De même, ne renoncez pas à la création collective. Les activités traditionnelles de co-construction en intelligence collective (type brainstorming, writestorming…) sont moins évidentes à distance — notamment en raison de l’omniprésence des post-its® dans ces ateliers. Néanmoins ils sont très importants pour la dynamique d’équipe, et surtout il existe aujourd’hui de nombreux outils numériques pour co-créer à distance. De la simple idéation avec des post-its® virtuels aux sondages et quiz, en passant par les votes et les métaphores visuelles, vous trouverez forcément l’outil qui vous correspond. En voici quelques-uns : Miro, Mural, Klaxoon, Beekast, Note.ly.

La convivialité

La convivialité est l’un des manques les plus cités dans les équipes travaillant à distance. C’est pourtant un élément essentiel du ciment de l’équipe. Pour recréer cette convivialité, vous pouvez instaurer des canaux de communication informels (WhatsApp, Slack, Spike…). Ces messageries sont un endroit idéal pour prendre des nouvelles, faire preuve d’humour, partager des moments du quotidien… Elles permettent également d’accéder à des informations informelles d’ordre professionnel, comme celles que vous appreniez à la machine à café ou au détour d’un couloir.

Il est aussi opportun de garder des temps conviviaux en équipe, malgré la distance. Aujourd’hui, les moyens digitaux à notre disposition offrent des possibilités infinies, alors faites fonctionner votre imagination et celle de toute l’équipe ! Jeux — synchrones ou asynchrones, via des plateformes en ligne ou tout simplement en visio — défis, pauses et gouters en visio… À vous de trouver le bon équilibre. Attention cependant à ne pas tout planifier, il faut laisser de la place à la spontanéité pour une vraie convivialité.

Visio conviviale à distance, par JPI-Conseil

4) Être un super-manager

Cette dernière partie est spécialement dédiée aux managers ! Plus que jamais, vous devrez soigner votre posture de « manager leader », « manager 3.0 » ou encore « manager agile », selon la terminologie que vous préférez. Pour cela, voici quelques éléments clés (non exhaustifs).

  • Incarner la vision : encore plus à distance, les membres de votre équipe ont besoin de donner un sens à ce qu’ils font, et d’être guidés pour tous aller dans la même direction.
  • Faire confiance : du suivi oui, du contrôle non ! Si ce n’est pas naturel pour vous, être à distance est une bonne occasion de se forcer à faire confiance à son équipe. Les collaborateurs n’en seront que plus motivés et valorisés !
  • Donner du feedback : positif et négatif, de façon accrue pour remplacer le langage non-verbal
  • Porter attention aux risques psycho-sociaux (RPS) spécifiques au télétravail (environnement de travail, matériel, isolement…)
  • Capter les « signaux faibles » : tous ces signes de tension, de mal-être ou encore de démotivation qui ne sont pas exprimés de façon explicite et sont mois facilement détectables à distance. À vous de les repérer et de leur donner les moyens d’être exprimés, par exemple en prévoyant des temps individuels avec chacun.
  • Accompagner les collaborateurs dans la transition : tout le monde ne réagit pas de la même façon à ces changements de situation, et certains certains auront besoin de plus de temps et d’attention que d’autres pour trouver leurs marques.
Super-manager à distance, par JPI-Conseil

Vous êtes maintenant un super-manager, armé de vos outils digitaux et de l’approche agile. À vous de jouer pour créer ou recréer une belle dynamique dans votre équipe ! Indispensables à distance, la plupart des conseils ci-dessus sont d’ailleurs aussi applicables (voire essentiels) au management d’une équipe sur site.