Quelles sont les entreprises concernées ?
Toute les entreprises sont concernées : depuis sa création en 2001 le document unique est obligatoire dans toutes les entreprises à partir d’un salarié, sans exception. Pourtant, parmi les TPE comptant au moins un salarié, une TPE sur trois ne possède encore pas de document unique.
Lorsque l’on parle de prévention des risques, on pense immédiatement à des métiers dangereux, dits « à risques », ou à certains secteurs d’activité. En réalité le document unique concerne même les entreprises dont les activités se déroulent principalement dans des bureaux : il recense tous types de risques, dont certains auxquels on ne pense pas forcément. Ainsi dans le document unique d’une entreprise pourront figurer le risque de chute dans les escaliers, ou encore de fatigue liée aux écrans d’ordinateur.
Le Code du travail prévoit une mise à jour annuelle « obligatoire » mais à peine plus de la moitié des TPE la réalisent. En réalité, la loi prévoit dans l’article L. 4121-3 du Code du travail plus de souplesse pour les entreprises de moins de 11 salariés, qui peuvent sous certaines conditions faire des mises à jour moins fréquentes. Le document unique doit cependant être mis à jour chaque fois que les conditions de travail sont modifiées, par exemple à l’arrivée d’une nouvelle machine.
Pourquoi rédiger un document unique ?
Près de la moitié des patrons de TPE ne voient pas l’intérêt d’un document unique dans leur entreprise, pourtant son utilité est multiple et bien réelle. Plus qu’une exigence réglementaire, c’est un outil qui permet de réduire les risques au sein de l’entreprise, risques qui ne sont pas à négliger alors qu’environ 700 000 accidents du travail et maladies professionnelles sont recensés en France chaque année.
Le document unique est aussi une protection en cas de litige avec un employé. Si la rédaction du document a été mal effectuée, par exemple si les risques ont mal été répertoriés, alors la responsabilité de l’employeur peut être engagée pour « faute inexcusable », ce qui entraîne des poursuites.
Finalement, l’investissement nécessaire en temps et ressources pour mettre en place et conserver un document unique à jour dans l’entreprise reste peu conséquent comparé aux sanctions encourues (de 1500€ à 3750€ d’amende et un an de prison) et aux risques qu’il peut éviter.
Que doit-il contenir ?
Le document unique peut prendre diverses formes, et est différent d’une entreprise à l’autre, l’important étant de choisir une forme adaptée aux caractéristiques de l’entreprise. Le format numérique est aussi accepté.
Concrètement, il contient :
- Un découpage de l’entreprise par « unités de travail ». En résumé, une unité est un groupe de postes exposés à des risques similaires.
- Une liste des dangers et risques présents pour chaque unité de travail. Celle-ci doit être exhaustive : il ne faut négliger aucun risque, et inscrire même ceux qui peuvent paraitre insignifiants, indirects ou encore évidents.
- Un classement de ces risques et leur évaluation : il s’agit de déterminer la hiérarchie des risques, en précisant s’ils sont faibles, moyens, ou forts.
- Des mesures de prévention à mettre en œuvre, avec pour chacune un référent et une date d’échéance.
Seule l’identification des dangers et risques est obligatoire, mais c’est en les classifiant et en définissant un plan d’action que le document unique prend tout son sens et passe réellement d’une simple obligation à un document utile pour l’entreprise.
Qui doit rédiger le document unique au sein de l’entreprise ?
On commet parfois l’erreur de demander à l’expert comptable de rédiger le document unique, ce pour quoi il n’est pas qualifié… En réalité, c’est au chef d’entreprise qu’incombe cette responsabilité. Il lui est cependant possible (et conseillé) de faire appel à un intervenant extérieur pour l’aider, surtout lors de la première rédaction du document unique.
*Selon une étude de l’Institut National de Recherche et de Sécurité (INRS) de 2014.
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