La Car Policy désigne la politique automobile d’une entreprise. Ce document fixe les règles applicables aux véhicules mis à disposition des salariés, depuis les conditions d’attribution jusqu’à la restitution du véhicule. Il peut également préciser les modèles autorisés, les motorisations, le budget, l’entretien, le carburant, la recharge et les conditions d’utilisation personnelle.
Une Car Policy concerne aussi bien les petites flottes que les entreprises qui gèrent plusieurs centaines de véhicules. Elle donne un cadre commun aux salariés et permet au service RH, à la direction financière et au gestionnaire de flotte de disposer de règles précises.
🚗 Car Policy : quelle définition ?
La Car Policy est un document interne qui encadre la gestion des véhicules professionnels.
Elle précise notamment :
- qui peut bénéficier d’un véhicule ;
- quel type de véhicule peut être attribué ;
- quel budget peut être consacré au véhicule ;
- quelles motorisations sont autorisées ;
- qui prend en charge le carburant ou la recharge ;
- quelles sont les conditions d’utilisation personnelle ;
- qui assume certaines dépenses ;
- quelles règles s’appliquent en cas d’accident ou de panne ;
- comment le véhicule doit être entretenu ;
- dans quel état il doit être restitué.
La Car Policy peut donc être considérée comme la charte automobile de l’entreprise.
Car Policy et obligation légale
La mise en place d’une Car Policy n’est pas, en elle-même, une obligation générale imposée à toutes les entreprises.
Elle devient toutefois particulièrement utile dès lors que plusieurs salariés disposent de véhicules professionnels ou de fonction. Sans règles écrites, les différences de traitement, les dépenses prises en charge ou les conditions d’utilisation peuvent rapidement donner lieu à des incompréhensions.
Le document doit également rester compatible avec les règles applicables au contrat de travail, à l’avantage en nature et aux obligations de l’employeur.
👔 Qui peut bénéficier d’un véhicule d’entreprise ?
La première partie d’une Car Policy concerne généralement l’éligibilité des salariés.
L’entreprise peut définir plusieurs catégories selon les fonctions exercées et les déplacements nécessaires à l’activité.
Véhicule de service
Le véhicule de service est destiné aux déplacements professionnels.
L’entreprise peut prévoir des règles précises concernant son utilisation et limiter les déplacements personnels. Les modalités doivent être clairement indiquées dans la Car Policy afin d’éviter toute ambiguïté.
Véhicule de fonction
Le véhicule de fonction peut être utilisé pour les déplacements professionnels mais également, selon les conditions fixées par l’entreprise, pour des trajets personnels.
Cette possibilité peut constituer un avantage en nature lorsque le salarié dispose du véhicule pour son usage personnel. Le traitement social et fiscal doit alors être pris en compte dans la politique automobile.
Des catégories selon les postes
Une entreprise peut également définir plusieurs catégories de véhicules en fonction des postes.
Par exemple :
| Catégorie de salarié | Budget indicatif | Type de véhicule |
| Commercial itinérant | Budget A | Citadine / compacte |
| Cadre | Budget B | Berline / SUV |
| Direction | Budget C | Modèle supérieur |
| Technicien | Budget D | Utilitaire / véhicule adapté |
Les montants et catégories sont naturellement propres à chaque entreprise.
💰 Comment définir le budget automobile ?
Le budget constitue l’un des éléments les plus sensibles d’une Car Policy.
L’entreprise peut définir un plafond mensuel de location, un montant maximal d’acquisition ou une enveloppe calculée à partir du TCO, c’est-à-dire le coût total du véhicule pendant sa période de détention.
Le TCO ne correspond pas au prix du véhicule
Le prix d’achat ou le loyer ne représente qu’une partie de la dépense.
Le calcul peut intégrer :
- le loyer financier ;
- l’entretien ;
- l’assurance ;
- le carburant ;
- l’électricité pour les véhicules rechargeables ;
- les pneumatiques ;
- les réparations ;
- les taxes applicables ;
- la valeur de revente ;
- les frais liés au kilométrage.
Une voiture affichant un loyer mensuel inférieur peut donc coûter davantage à l’entreprise une fois toutes les dépenses additionnées.
La Car Policy doit ainsi être construite à partir du coût total du véhicule, et pas uniquement de son prix catalogue.
A lire aussi: Nouvelle Dacia Spring : fini le modèle chinois, place à une base Renault
⚡ Quelles motorisations choisir dans une Car Policy ?
Les politiques automobiles ont fortement évolué avec l’arrivée des véhicules électriques et hybrides.
Une entreprise peut définir une liste de motorisations autorisées selon les besoins des salariés et les contraintes liées aux émissions de CO2.
Les véhicules électriques
L’entreprise peut réserver certains niveaux de poste aux véhicules électriques ou prévoir un catalogue comprenant plusieurs modèles électriques.
Cette décision nécessite toutefois de tenir compte de plusieurs paramètres :
- kilométrage annuel ;
- autonomie nécessaire ;
- possibilité de recharge à domicile ;
- présence de bornes sur le lieu de travail ;
- déplacements longue distance ;
- durée des trajets ;
- coût de recharge.
Un véhicule électrique adapté à un salarié travaillant principalement dans une zone urbaine peut ne pas convenir à un collaborateur parcourant plusieurs centaines de kilomètres chaque semaine.
Les hybrides rechargeables
Les hybrides rechargeables peuvent également apparaître dans une Car Policy, sous réserve des règles retenues par l’entreprise.
Il est alors utile de prendre en compte la possibilité réelle de recharger le véhicule. Une voiture hybride rechargeable utilisée principalement sans recharge peut avoir un intérêt différent de celui prévu lors de son attribution.
⛽ Qui paie le carburant ou la recharge ?
La Car Policy doit préciser qui prend en charge les dépenses d’énergie.
Pour un véhicule de service utilisé uniquement pour les déplacements professionnels, l’entreprise peut prendre en charge le carburant correspondant aux trajets professionnels.
Pour un véhicule de fonction autorisé à être utilisé pendant les congés et les week-ends, la politique doit préciser les conditions applicables au carburant ou à la recharge.
Le document peut également préciser les règles concernant :
- les cartes carburant ;
- les cartes de recharge ;
- la recharge à domicile ;
- les bornes publiques ;
- les justificatifs ;
- les plafonds éventuels.
🛠️ Entretien, pneus et réparations : qui prend en charge ?
La Car Policy doit également préciser les responsabilités concernant l’entretien.
Les révisions prévues par le constructeur, les réparations couvertes par le contrat de location et le remplacement des pneumatiques peuvent être pris en charge par l’entreprise ou le loueur selon les contrats conclus.
Le salarié doit néanmoins respecter les obligations d’entretien prévues.
Il peut notamment être tenu de :
- respecter les échéances de révision ;
- signaler rapidement une panne ;
- effectuer les contrôles nécessaires ;
- utiliser le véhicule conformément aux préconisations ;
- prendre rendez-vous auprès des réparateurs agréés lorsque cela est prévu.
🚨 Que prévoit la Car Policy en cas d’accident ?
Un chapitre doit être consacré aux accidents, sinistres et pannes.
La procédure peut préciser :
- les démarches à effectuer immédiatement après l’accident ;
- les coordonnées de l’assureur ou du gestionnaire de flotte ;
- les documents à transmettre ;
- les conditions de déclaration ;
- la procédure de réparation ;
- les règles concernant le véhicule de remplacement.
La Car Policy doit également distinguer les responsabilités du salarié et celles de l’entreprise. Une simple clause interne ne permet pas de faire supporter automatiquement au salarié toutes les conséquences financières d’un accident.
🚦 Contraventions et infractions routières
La politique automobile doit aussi préciser la gestion des contraventions.
Une amende liée à une infraction commise personnellement par le conducteur ne devient pas automatiquement une dépense de l’entreprise.
La Car Policy peut donc indiquer la procédure appliquée lorsqu’une contravention est reçue : identification du conducteur, transmission des informations nécessaires et paiement de l’amende par la personne concernée lorsque la réglementation le prévoit.
Il est préférable que cette partie soit rédigée avec précision afin de distinguer les frais liés au véhicule de ceux qui résultent d’une infraction personnelle.
🔑 Restitution du véhicule : quelles règles ?
La restitution intervient généralement à la fin du contrat de location, lors d’un changement de véhicule ou lorsque le salarié quitte l’entreprise.
La Car Policy peut définir les conditions de restitution :
- état général du véhicule ;
- nettoyage ;
- présence des clés ;
- documents de bord ;
- accessoires ;
- kilométrage ;
- équipements ;
- dommages constatés.
Les règles doivent être suffisamment précises pour éviter les discussions lors de l’inspection du véhicule.
📊 Car Policy : quels sont les principaux enjeux pour l’entreprise ?
Une politique automobile bien définie concerne plusieurs services de l’entreprise.
| Domaine | Ce que la Car Policy encadre |
| Budget | Loyers, achats et dépenses automobiles |
| RH | Attribution des véhicules et avantages en nature |
| Fiscalité | Traitement des véhicules et dépenses associées |
| Flotte | Choix des modèles et motorisations |
| RSE | Critères liés aux émissions et à l’électrification |
| Salariés | Conditions d’utilisation et responsabilités |
| Assurance | Gestion des accidents et sinistres |
| Entretien | Révisions, pneus et réparations |
| Restitution | État du véhicule et kilométrage |
Laisser un commentaire