Piloter plusieurs projets simultanément peut rapidement devenir complexe si les informations sont dispersées entre différents outils. Une liste de tâches dans un tableur, des échanges par e-mail, quelques notes prises lors d’une réunion et plusieurs fichiers stockés à différents endroits compliquent rapidement le travail des équipes. Les retards s’accumulent, certaines missions sont oubliées et il devient difficile de connaître l’état réel d’un projet.
Wrike répond précisément à cette problématique en proposant une plateforme capable de centraliser l’ensemble des activités dans un seul espace de travail. L’outil permet d’organiser chaque mission, de répartir les responsabilités, de suivre les échéances et de collaborer en temps réel avec tous les intervenants.
Contrairement à une simple application de gestion de tâches, Wrike repose sur une organisation hiérarchique. Chaque action s’inscrit dans un projet, lui-même rattaché à un dossier ou à un espace de travail. Cette méthode apporte une excellente lisibilité, même lorsque plusieurs centaines de tâches sont en cours.
Créer une organisation solide avant de lancer le premier projet
La première étape consiste à préparer correctement votre espace de travail. Beaucoup de nouveaux utilisateurs créent immédiatement des tâches sans réfléchir à leur organisation générale. Après quelques semaines, ils se retrouvent avec une interface difficile à exploiter.
Wrike repose pourtant sur une structure très logique.
Chaque niveau possède une utilité bien précise.
Le tableau ci-dessous présente cette hiérarchie.
| Niveau | Description |
| 🏢 Espaces | Regroupent les équipes, services ou grands pôles d’activité |
| 📁 Dossiers | Classent les projets par client, année ou catégorie |
| 📂 Projets | Correspondent à un objectif possédant une date de début et une date de fin |
| ✅ Tâches | Représentent les différentes actions à réaliser |
| 📌 Sous-tâches | Découpent les missions importantes en étapes plus simples |
Prenons un exemple concret.
Une agence web peut créer plusieurs espaces :
- Marketing
- Développement
- Support
- Direction
À l’intérieur de l’espace Marketing, elle crée ensuite plusieurs dossiers correspondant à ses différents clients.
Chaque client possède ensuite plusieurs projets :
- Refonte du site internet
- Campagne Google Ads
- Référencement naturel
- Création de contenus
Enfin, chaque projet contient toutes les tâches nécessaires à sa réalisation.
Cette méthode permet de retrouver immédiatement n’importe quel document ou mission.
Créer un nouvel espace de travail dans Wrike
Une fois connecté à votre compte, la première opération consiste à créer votre premier espace.
Pour cela :
- Ouvrez le menu principal.
- Cliquez sur Créer un espace.
- Donnez un nom facilement identifiable.
- Choisissez les membres autorisés.
- Validez la création.
Il est recommandé de créer un espace par grande équipe plutôt qu’un espace par projet.
Cette organisation facilite la gestion lorsque le nombre de projets augmente.
Par exemple :
| Activité | Organisation recommandée |
| Agence digitale | Marketing, Développement, Commercial |
| PME industrielle | Production, RH, Achats, Direction |
| Cabinet comptable | Clients, Administratif, Communication |
Cette approche reste beaucoup plus simple à maintenir dans le temps.
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Créer un dossier pour mieux classer les projets
Les dossiers jouent un rôle très important.
Ils permettent de ranger plusieurs projets ayant un point commun.
Quelques exemples :
📁 Client Dupont
📁 Client Martin
📁 Campagnes 2026
📁 Recrutement
📁 Événements
Cette organisation facilite énormément les recherches.
Si un collaborateur travaille uniquement pour un client, il lui suffit d’ouvrir le dossier correspondant pour retrouver immédiatement tous les projets associés.
À mesure que l’activité se développe, cette méthode évite de parcourir une longue liste de projets mélangés.
Créer son premier projet
Une fois les espaces et les dossiers préparés, vous pouvez créer votre premier projet.
Cliquez sur Nouveau projet, puis renseignez les principales informations.
Wrike vous demande notamment :
✔ le nom du projet ;
✔ sa date de début ;
✔ sa date de fin ;
✔ les responsables ;
✔ une description générale.
Prenez le temps de remplir correctement cette fiche.
Toutes ces informations seront utilisées par la suite pour le suivi des activités.
Un intitulé clair facilite également les recherches.
Au lieu d’écrire simplement « Site web », préférez par exemple :
Refonte du site internet Entreprise Martin 2026
Quelques mois plus tard, cette précision fera gagner un temps précieux.
Découper le projet en plusieurs tâches
Un projet ne doit jamais rester sous la forme d’un bloc unique.
Plus les missions sont détaillées, plus leur suivi devient simple.
Prenons l’exemple d’un projet de création de site internet.
Au lieu d’une seule tâche, il est préférable de créer plusieurs actions indépendantes.
Par exemple :
- Analyse des besoins.
- Cahier des charges.
- Maquettes graphiques.
- Validation client.
- Développement.
- Intégration des contenus.
- Optimisation SEO.
- Tests.
- Mise en ligne.
Chaque collaborateur reçoit uniquement les tâches qui le concernent.
Le responsable conserve néanmoins une vision globale du projet.
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Les sous-tâches rendent les missions beaucoup plus lisibles
Certaines tâches restent encore trop importantes.
Wrike permet alors de créer des sous-tâches.
Prenons l’exemple de la mission :
Créer les contenus du site.
Elle peut être découpée en plusieurs actions.
- Rédiger la page d’accueil.
- Rédiger les services.
- Préparer la FAQ.
- Ajouter les visuels.
- Effectuer la relecture.
Cette méthode facilite le suivi.
Les collaborateurs savent exactement où ils en sont.
Les responsables visualisent immédiatement les étapes déjà réalisées.
Attribuer chaque tâche au bon collaborateur
Une tâche sans responsable devient rapidement une tâche oubliée.
Wrike permet d’assigner chaque mission à un ou plusieurs collaborateurs.
Cette attribution présente plusieurs avantages.
👤 chacun connaît précisément ses missions ;
📅 les échéances apparaissent automatiquement dans son planning ;
🔔 les notifications sont envoyées uniquement aux personnes concernées.
Le tableau suivant présente un exemple d’organisation.
| Tâche | Responsable |
| Cahier des charges | Chef de projet |
| Maquettes | Graphiste |
| Développement | Développeur |
| Intégration | Intégrateur |
| Validation finale | Client |
Cette répartition réduit considérablement les ambiguïtés.
Définir les dates dès le lancement du projet
Wrike permet d’ajouter une date de début ainsi qu’une date de fin à chaque tâche.
Cette étape paraît simple, mais elle conditionne toute la planification du projet.
Évitez d’attribuer la même échéance à toutes les missions.
Chaque tâche doit disposer d’un délai réaliste.
Cette organisation permet ensuite à Wrike de construire automatiquement le calendrier du projet.
Lorsque plusieurs dizaines de tâches sont concernées, cette planification devient particulièrement utile.
Créer des dépendances entre les différentes missions
Toutes les tâches ne peuvent pas démarrer simultanément.
Certaines dépendent directement de l’avancement d’une autre.
Par exemple :
📌 la rédaction des contenus commence après la validation des maquettes ;
📌 les tests démarrent après la fin du développement ;
📌 la mise en ligne intervient uniquement après les vérifications finales.
Wrike permet de relier ces différentes missions grâce aux dépendances.
L’intérêt est immédiat.
Si une tâche prend du retard, les suivantes sont automatiquement repositionnées dans le calendrier.
Cette fonctionnalité évite de nombreuses incohérences lors du pilotage de projets importants.
Les formulaires simplifient la création de nouvelles tâches
Au fil des semaines, les demandes arrivent souvent par téléphone, par e-mail ou lors d’une réunion.
Wrike permet de créer des formulaires de demande entièrement personnalisés.
Au lieu de recevoir des informations incomplètes, chaque collaborateur remplit un formulaire contenant toutes les données nécessaires.
Par exemple :
📝 nom du projet ;
📝 niveau de priorité ;
📝 budget ;
📝 délai souhaité ;
📝 pièces jointes.
Une fois envoyé, le formulaire peut créer automatiquement une nouvelle tâche ou même un projet complet dans le bon dossier.
Cette automatisation réduit considérablement le temps consacré au traitement des nouvelles demandes tout en améliorant la qualité des informations collectées.
Choisir la vue la plus adaptée pour suivre chaque projet
Une fois le projet créé et les différentes tâches enregistrées, Wrike propose plusieurs modes d’affichage. Il ne s’agit pas simplement d’un changement esthétique. Chaque vue répond à un besoin bien précis et facilite le pilotage des activités selon les préférences de chaque utilisateur ou de chaque équipe.
L’un des principaux avantages de Wrike est de permettre de passer d’une vue à une autre sans modifier les données enregistrées. Les informations restent identiques, seule leur présentation évolue.
Le tableau ci-dessous présente les principales vues disponibles.
| Vue | Idéale pour |
| 📋 Liste | Consulter rapidement toutes les tâches d’un projet |
| 🟦 Tableau (Kanban) | Suivre les étapes d’avancement grâce au glisser-déposer |
| 📅 Diagramme de Gantt (Timeline) | Planifier les échéances et visualiser les dépendances |
| 👥 Charge de travail (Workload) | Répartir les missions entre les collaborateurs |
| 📊 Tableau de bord | Obtenir une vue d’ensemble des projets et des indicateurs |
L’intérêt est de pouvoir sélectionner la représentation la plus adaptée à chaque situation. Un chef de projet appréciera souvent le diagramme de Gantt, tandis qu’une équipe de production privilégiera le tableau Kanban.
Utiliser le tableau Kanban pour suivre les missions au quotidien
Le tableau Kanban est probablement la vue la plus intuitive de Wrike. Les tâches apparaissent sous forme de cartes réparties dans différentes colonnes représentant leur état d’avancement.
Par exemple :
🟦 À planifier
🟨 À faire
🟧 En cours
🟪 En validation
🟩 Terminé
Chaque collaborateur déplace simplement les cartes d’une colonne à l’autre au fur et à mesure de son travail.
Cette méthode offre plusieurs avantages :
✔ visualisation immédiate des tâches en attente ;
✔ identification rapide des blocages ;
✔ meilleure coordination entre les membres de l’équipe.
Lors des réunions de suivi, quelques minutes suffisent pour connaître la situation de chaque projet.
Planifier les échéances avec le diagramme de Gantt
Pour les projets comportant de nombreuses étapes, le diagramme de Gantt reste l’un des outils les plus appréciés.
Chaque tâche apparaît sous forme de barre horizontale sur une ligne de temps. Les dépendances créées précédemment deviennent immédiatement visibles.
Si une mission prend du retard, il suffit de déplacer sa barre dans le calendrier. Wrike ajuste automatiquement les tâches liées selon les règles définies.
Cette représentation facilite notamment :
📅 la planification de nouveaux projets ;
📅 la gestion des délais ;
📅 l’anticipation des périodes de forte activité ;
📅 la communication avec les clients ou la direction.
Pour les projets complexes impliquant plusieurs équipes, cette vue devient rapidement indispensable.
La vue Charge de travail aide à mieux répartir les missions
L’un des risques dans une entreprise est de surcharger certains collaborateurs pendant que d’autres disposent de davantage de disponibilité.
Wrike répond à cette problématique grâce à la vue Charge de travail.
Elle affiche le nombre de tâches attribuées à chaque membre de l’équipe sur une période donnée.
Le responsable peut alors identifier facilement :
- les collaborateurs très sollicités ;
- les personnes disponibles ;
- les périodes de surcharge ;
- les ressources pouvant être réaffectées.
Cette vision globale favorise une meilleure répartition des missions et contribue à limiter les retards liés à une mauvaise planification.
Communiquer directement dans les tâches
Les échanges d’e-mails représentent encore une part importante du temps de travail dans de nombreuses entreprises. Pourtant, retrouver une information transmise plusieurs semaines auparavant peut rapidement devenir compliqué.
Wrike centralise les discussions directement dans chaque tâche.
Chaque collaborateur peut :
💬 laisser un commentaire ;
📎 ajouter un document ;
📸 joindre une capture d’écran ;
🔔 utiliser une @mention afin d’attirer l’attention d’un collègue.
Toutes les conversations restent associées à la tâche concernée. Cette centralisation facilite le suivi des échanges et évite de multiplier les canaux de communication.
Faire valider un document sans quitter Wrike
Les projets comportent souvent plusieurs phases de validation. Une maquette graphique, un document commercial ou une vidéo passent généralement entre les mains de plusieurs personnes avant leur publication.
Wrike intègre un système d’approbation qui simplifie cette étape.
Les utilisateurs peuvent annoter directement les documents déposés dans le projet. Les commentaires apparaissent précisément à l’endroit concerné, ce qui facilite les corrections.
Une fois les modifications réalisées, le valideur peut approuver la nouvelle version sans quitter la plateforme.
Cette méthode réduit les échanges dispersés par e-mail et limite les risques d’utiliser une version obsolète d’un document.
Automatiser les tâches répétitives
Wrike propose également un moteur d’automatisation destiné à supprimer les opérations répétitives.
Au lieu d’effectuer toujours les mêmes manipulations, il suffit de créer des règles.
Par exemple :
⚙ lorsqu’une tâche passe au statut Terminé, notifier automatiquement le responsable ;
⚙ attribuer une mission de relecture après la finalisation d’un contenu ;
⚙ déplacer une tâche dans un autre dossier après validation ;
⚙ envoyer une notification lorsqu’une échéance approche.
Ces automatisations permettent de gagner du temps tout en réduisant les oublis.
Selon plusieurs études consacrées à la gestion de projet, une part importante du temps de travail est encore consacrée à des opérations administratives ou de coordination. Les automatisations contribuent à alléger cette charge et à rendre les processus plus fluides.
Créer des modèles pour les projets récurrents
De nombreuses entreprises réalisent régulièrement les mêmes types de projets.
Une agence web crée plusieurs sites internet chaque année.
Un cabinet de recrutement applique les mêmes étapes pour chaque embauche.
Une équipe marketing prépare régulièrement des campagnes publicitaires.
Plutôt que de repartir de zéro à chaque nouveau dossier, Wrike permet d’enregistrer un projet complet comme modèle.
Le modèle conserve notamment :
- les tâches ;
- les sous-tâches ;
- les responsables ;
- les dépendances ;
- les jalons ;
- les documents.
Lorsqu’un nouveau projet démarre, quelques clics suffisent pour générer automatiquement toute la structure.
Cette fonctionnalité améliore la cohérence des méthodes de travail tout en réduisant le temps consacré à la préparation des nouveaux projets.
Quelques réflexes qui facilitent l’organisation
Même avec un logiciel complet comme Wrike, quelques habitudes permettent d’obtenir une organisation beaucoup plus efficace.
⭐ Donner des noms explicites aux projets et aux tâches.
⭐ Affecter immédiatement un responsable à chaque mission.
⭐ Définir des dates réalistes dès la création du projet.
⭐ Utiliser les dépendances afin de construire un calendrier cohérent.
⭐ Ajouter les documents directement dans les tâches concernées.
⭐ Mettre régulièrement à jour les statuts afin que les tableaux de bord reflètent la situation réelle.
Ces quelques réflexes améliorent rapidement la qualité du suivi des projets.
Résumé des principales étapes
| Étape | Objectif |
| 1️⃣ Créer les espaces | Organiser les équipes ou départements |
| 2️⃣ Ajouter des dossiers | Classer les projets par client ou activité |
| 3️⃣ Créer le projet | Définir les objectifs et les échéances |
| 4️⃣ Ajouter les tâches | Découper le travail en actions simples |
| 5️⃣ Affecter les responsables | Répartir clairement les missions |
| 6️⃣ Définir les dépendances | Organiser l’ordre des différentes étapes |
| 7️⃣ Choisir une vue | Adapter l’affichage aux besoins de l’équipe |
| 8️⃣ Automatiser | Réduire les manipulations répétitives |
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