Le cahier des charges d’une GMAO (Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur) sert à formaliser les attentes d’une entreprise avant de choisir ou de déployer un logiciel de maintenance. Il doit décrire les équipements concernés, les interventions à suivre, les profils utilisateurs, les données à conserver et les résultats attendus. Un document trop vague peut conduire à comparer des logiciels sur des critères peu pertinents, alors qu’un cahier des charges précis permet de confronter les solutions sur une base commune.
🏭 Décrire le périmètre de maintenance avant de comparer les logiciels
La première partie du cahier des charges doit présenter l’environnement dans lequel la GMAO sera utilisée. Le fournisseur doit pouvoir identifier rapidement le nombre de sites, les équipements concernés et l’organisation actuelle de la maintenance.
📍 Identifier les sites, ateliers et équipements concernés
Il faut indiquer le nombre de sites industriels, bâtiments, ateliers ou installations qui devront être intégrés dans la GMAO.
Le document peut également préciser le nombre approximatif d’équipements à enregistrer et leur répartition : machines de production, installations électriques, équipements HVAC, véhicules, outillage, infrastructures ou systèmes techniques.
| Élément | Informations à renseigner |
| Sites | Nombre et localisation |
| Équipements | Volume estimé |
| Familles | Machines, véhicules, installations, bâtiments… |
| Techniciens | Nombre d’utilisateurs |
| Interventions | Préventives, correctives, réglementaires |
| Sous-traitants | Nombre et accès éventuels |
🔧 Distinguer maintenance corrective et préventive
Le cahier des charges doit préciser les types d’interventions à gérer.
La maintenance corrective concerne les pannes, demandes d’intervention et réparations. La maintenance préventive permet de planifier des opérations selon une fréquence, un compteur machine, une durée ou une condition particulière.
Selon l’activité, il peut aussi être nécessaire de gérer la maintenance prédictive, conditionnelle ou réglementaire.
Le fournisseur doit savoir si les techniciens doivent pouvoir créer une demande depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone, mais aussi si les interventions doivent être affectées automatiquement à certaines personnes ou équipes.
🧰 Définir précisément les fonctions attendues dans la GMAO
Le cœur du cahier des charges consiste à transformer les besoins des équipes de maintenance en fonctionnalités vérifiables. Chaque exigence doit être suffisamment précise pour permettre au fournisseur d’indiquer si elle est disponible nativement, configurable ou nécessite un développement.
📋 Centraliser les demandes et ordres de travail
La GMAO doit permettre de créer et suivre des demandes d’intervention et des ordres de travail.
Le cahier des charges peut préciser les informations attendues :
- date et heure de la demande ;
- équipement concerné ;
- description de la panne ;
- niveau de priorité ;
- demandeur ;
- technicien ou équipe affectée ;
- délai souhaité ;
- statut de l’intervention ;
- compte rendu ;
- pièces consommées ;
- temps passé ;
- photos ou documents associés.
Le workflow attendu doit également être décrit : création, validation, affectation, intervention, clôture et archivage.
📅 Programmer les opérations de maintenance préventive
La planification constitue une partie importante du projet GMAO. Le logiciel doit pouvoir générer automatiquement les interventions selon les règles définies dans le cahier des charges.
Les déclencheurs peuvent être basés sur :
- une fréquence calendaire ;
- le nombre d’heures de fonctionnement ;
- le kilométrage ;
- le nombre de cycles ;
- une date d’échéance ;
- un compteur ;
- une condition mesurée.
Il est utile de préciser si plusieurs règles doivent pouvoir être combinées pour un même équipement.
🏗️ Construire l’arborescence technique des équipements
Chaque équipement doit pouvoir être rattaché à une arborescence technique.
Par exemple :
Site → Atelier → Ligne de production → Machine → Sous-ensemble → Composant
Cette organisation facilite la recherche des interventions passées et l’analyse des pannes par équipement ou sous-ensemble.
Le cahier des charges peut également prévoir l’association de documents techniques, notices, plans, photos, certificats et historiques de maintenance.
A lire aussi: Logiciel GMAO : quel prix pour une solution gratuite ou payante ?
📦 Intégrer la gestion des pièces détachées et des stocks
Une GMAO destinée à une activité industrielle doit généralement gérer les pièces de rechange utilisées par les techniciens.
🔩 Suivre les pièces consommées lors des interventions
Le logiciel doit permettre d’associer une pièce à une intervention et de mettre à jour automatiquement le stock.
Le cahier des charges peut demander la gestion de :
- références internes ;
- références constructeur ;
- fournisseurs ;
- emplacements ;
- quantités disponibles ;
- seuils minimum et maximum ;
- prix d’achat ;
- mouvements de stock ;
- pièces compatibles avec certains équipements.
🚨 Déclencher des alertes sur les seuils de stock
Le logiciel peut générer une alerte lorsqu’une référence atteint un seuil défini.
Cette fonction permet notamment d’éviter qu’une intervention soit retardée parce qu’une pièce indispensable n’est plus disponible.
| Fonction | À préciser dans le cahier des charges |
| Stock minimum | Oui / non |
| Stock maximum | Oui / non |
| Seuil de réapprovisionnement | Oui / non |
| Multi-emplacements | Oui / non |
| Historique des mouvements | Oui / non |
| Gestion des fournisseurs | Oui / non |
| Valorisation du stock | Oui / non |
👷 Prévoir les différents profils utilisateurs
Tous les utilisateurs n’ont pas besoin d’accéder aux mêmes informations. Le cahier des charges doit donc définir les profils et leurs droits.
🔐 Définir les accès selon les responsabilités
Un technicien peut avoir besoin de consulter ses interventions et de saisir son compte rendu. Un responsable maintenance doit généralement disposer d’une vue plus large sur les équipements, les plannings et les indicateurs.
Les profils peuvent notamment comprendre :
- techniciens ;
- responsables maintenance ;
- responsables de site ;
- magasinier ;
- direction ;
- prestataires externes ;
- administrateurs.
Le document doit préciser qui peut consulter, créer, modifier, valider ou supprimer chaque type d’information.
📱 Décrire les besoins sur smartphone et tablette
Si les techniciens interviennent directement sur le terrain, l’accès mobile doit être prévu dans le cahier des charges.
Il faut notamment vérifier :
- saisie d’un compte rendu depuis un smartphone ;
- consultation de l’historique d’une machine ;
- scan d’un QR code ou code-barres ;
- ajout de photos ;
- consultation des documents techniques ;
- fonctionnement avec une connexion limitée ou absente ;
- signature électronique éventuelle.
🔗 Recenser les logiciels et équipements à connecter
Une GMAO ne fonctionne pas toujours seule. Elle peut devoir échanger des informations avec d’autres logiciels de l’entreprise.
💻 Prévoir les interfaces avec l’ERP et les autres applications
Le cahier des charges doit lister les systèmes existants susceptibles d’échanger des données avec la GMAO :
- ERP ;
- logiciel de gestion des achats ;
- logiciel de production ;
- comptabilité ;
- RH ;
- supervision industrielle ;
- IoT ;
- annuaire d’entreprise ;
- outils de reporting.
Pour chaque interface, il faut préciser les données concernées et le sens des échanges.
Par exemple :
ERP → GMAO : fournisseurs, articles, équipements, coûts.
GMAO → ERP : consommations, commandes, coûts de maintenance.
🔌 Vérifier les API disponibles
Si l’entreprise dispose déjà d’applications métier, la présence d’une API documentée peut devenir un critère de sélection important.
Il faut demander au fournisseur quelles données peuvent être importées ou exportées, selon quels formats et à quelle fréquence.
📊 Définir les indicateurs de maintenance à suivre
Le cahier des charges doit aussi préciser les indicateurs attendus. Une GMAO peut produire de nombreux tableaux de bord, mais tous ne sont pas forcément pertinents pour chaque entreprise.
📈 Mesurer les délais, pannes et coûts
Parmi les indicateurs fréquemment suivis figurent :
- MTBF : temps moyen entre deux pannes ;
- MTTR : temps moyen nécessaire pour réparer ;
- nombre de pannes par équipement ;
- temps d’arrêt ;
- taux de réalisation du préventif ;
- coût des interventions ;
- coût des pièces ;
- heures de main-d’œuvre ;
- taux de disponibilité des équipements.
Le cahier des charges doit préciser les indicateurs souhaités ainsi que leur mode de calcul lorsque celui-ci est spécifique à l’entreprise.
| Indicateur | Objectif |
| MTBF | Suivre la fréquence des défaillances |
| MTTR | Mesurer le temps moyen de réparation |
| Taux de préventif réalisé | Suivre les opérations planifiées |
| Coût par équipement | Identifier les équipements coûteux |
| Temps d’arrêt | Mesurer les arrêts liés aux pannes |
| Disponibilité | Suivre la disponibilité des installations |
🛡️ Encadrer la sécurité, l’hébergement et les données
La partie technique du cahier des charges ne doit pas être négligée. Les données de maintenance peuvent contenir des informations importantes sur les installations et les équipements.
☁️ Choisir entre GMAO SaaS et installation sur serveur
Le document doit préciser le modèle recherché :
GMAO SaaS :
- hébergement assuré par l’éditeur ;
- accès depuis un navigateur ;
- mises à jour généralement gérées par le fournisseur ;
- abonnement récurrent.
GMAO installée sur l’infrastructure de l’entreprise :
- hébergement interne ;
- maîtrise de l’infrastructure ;
- maintenance technique à la charge de l’organisation ;
- contraintes d’administration plus importantes.
🔒 Vérifier sauvegardes, accès et traçabilité
Le fournisseur doit préciser les mécanismes prévus pour :
- sauvegarder les données ;
- restaurer une base ;
- gérer les droits ;
- tracer les modifications ;
- sécuriser les connexions ;
- protéger les échanges ;
- exporter les données.
Le cahier des charges peut également demander les informations relatives à la localisation de l’hébergement et aux engagements contractuels concernant les données.
🧪 Organiser les tests avant le choix de la solution
Un cahier des charges ne doit pas seulement servir à recevoir des brochures commerciales. Il doit permettre de comparer les solutions dans des conditions proches de la réalité.
📝 Préparer des scénarios de démonstration
Chaque fournisseur peut être invité à réaliser les mêmes scénarios.
Par exemple :
- Créer une demande de panne.
- Affecter l’intervention à un technicien.
- Ajouter du temps passé.
- Consommer une pièce.
- Ajouter une photo.
- Clôturer l’ordre de travail.
- Programmer une intervention préventive.
- Consulter l’historique de la machine.
- Afficher les coûts associés.
- Générer un indicateur de maintenance.
Cette méthode permet de comparer les logiciels sur des situations concrètes plutôt que sur une simple liste de fonctions.
💰 Demander un chiffrage qui couvre toute la durée du projet
Le prix affiché par l’éditeur ne représente pas toujours le coût total du projet. Le cahier des charges doit demander une proposition financière suffisamment détaillée.
Il faut notamment distinguer :
- licences ou abonnement ;
- nombre d’utilisateurs ;
- modules complémentaires ;
- paramétrage ;
- migration des données ;
- interfaces ;
- formation ;
- assistance ;
- maintenance ;
- développements spécifiques ;
- hébergement ;
- éventuels coûts de matériel.
| Poste | Question à poser |
| Licences | Quel prix par utilisateur ou par profil ? |
| Modules | Certaines fonctions sont-elles facturées séparément ? |
| Migration | Quel coût pour reprendre les données existantes ? |
| Formation | Combien de sessions sont incluses ? |
| Support | Quels niveaux de service sont proposés ? |
| API | L’accès aux interfaces est-il inclus ? |
| Développements | Quel tarif pour les demandes spécifiques ? |
| Sortie | Comment récupérer les données en fin de contrat ? |
📄 Modèle de cahier des charges GMAO à reprendre
Un modèle peut être organisé autour des rubriques suivantes :
1. Présentation de l’entreprise
- activité ;
- sites concernés ;
- organisation de la maintenance ;
- nombre de techniciens ;
- équipements concernés.
2. Situation actuelle
- outils actuellement utilisés ;
- procédures existantes ;
- difficultés rencontrées ;
- données disponibles ;
- fichiers à migrer.
3. Objectifs du projet
- améliorer le suivi des interventions ;
- structurer le préventif ;
- suivre les coûts ;
- gérer les stocks ;
- améliorer les historiques équipements ;
- produire des indicateurs.
4. Périmètre fonctionnel
- équipements ;
- demandes d’intervention ;
- ordres de travail ;
- maintenance corrective ;
- maintenance préventive ;
- maintenance réglementaire ;
- stocks ;
- achats ;
- fournisseurs ;
- contrats ;
- documents techniques.
5. Utilisateurs et droits
- administrateurs ;
- responsables ;
- techniciens ;
- magasin ;
- direction ;
- prestataires.
6. Mobilité
- smartphone ;
- tablette ;
- QR code ;
- code-barres ;
- mode hors connexion ;
- photos ;
- signature.
7. Interfaces
- ERP ;
- comptabilité ;
- achats ;
- production ;
- IoT ;
- API.
8. Reporting
- tableaux de bord ;
- indicateurs ;
- exports ;
- rapports personnalisés.
9. Sécurité et hébergement
- SaaS ou serveur interne ;
- sauvegardes ;
- droits d’accès ;
- traçabilité ;
- export des données.
10. Déploiement
- calendrier ;
- migration ;
- paramétrage ;
- formation ;
- accompagnement ;
- support.
11. Budget
- licences ;
- intégration ;
- formation ;
- migration ;
- interfaces ;
- maintenance ;
- développements spécifiques.
12. Critères de sélection
- couverture fonctionnelle ;
- simplicité d’utilisation ;
- mobilité ;
- intégration ;
- sécurité ;
- coût ;
- qualité du support ;
- références clients.
✅ Transformer le cahier des charges en grille de comparaison
Une fois le document terminé, chaque exigence peut être classée selon son niveau de priorité.
| Niveau | Signification |
| 🔴 Obligatoire | Sans cette fonction, la solution est écartée |
| 🟠 Important | Fonction fortement attendue |
| 🟢 Souhaitable | Fonction appréciée mais non bloquante |
| ⚪ Optionnel | Besoin secondaire |
Cette classification évite qu’une fonction secondaire pèse autant qu’une exigence indispensable lors de la comparaison des éditeurs.
Le cahier des charges d’une GMAO doit finalement servir de document de référence pour tout le projet, depuis l’identification des besoins jusqu’à la sélection du logiciel et aux tests avant déploiement. Plus les exigences sont décrites avec des scénarios concrets, des volumes, des profils utilisateurs et des critères mesurables, plus les réponses des fournisseurs seront faciles à comparer.
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