Le logiciel SAP ERP est l’un des systèmes de gestion les plus utilisés par les entreprises pour organiser leurs opérations quotidiennes. Il permet de gérer dans un même environnement des domaines aussi variés que la comptabilité, la gestion des stocks, les ventes, les achats ou encore les ressources humaines.
Pour une personne qui découvre cet outil, l’interface et le vocabulaire peuvent paraître techniques. Pourtant, les principes qui structurent ce logiciel reposent sur une logique relativement simple : centraliser les informations de l’entreprise et automatiser les processus métiers.
Développé par l’éditeur allemand SAP, ce système est aujourd’hui utilisé par des centaines de milliers d’organisations dans plus de 180 pays. Dans de nombreux grands groupes internationaux, il constitue le cœur du système informatique.
Une base de données unique pour toute l’entreprise
La première idée essentielle derrière SAP ERP est la centralisation des données.
Dans beaucoup d’entreprises, les services fonctionnent historiquement avec plusieurs logiciels distincts :
- un logiciel pour la comptabilité
- un autre pour la gestion commerciale
- un autre pour la logistique
- un autre pour les ressources humaines
Chaque service possède alors ses propres bases de données.
Ce fonctionnement entraîne souvent des problèmes :
- doublons d’informations
- incohérences entre les services
- erreurs de saisie
- difficultés à obtenir une vision globale de l’activité
Le système SAP repose sur un principe différent : toutes les informations sont stockées dans une seule base de données.
Cela signifie que chaque donnée n’est enregistrée qu’une seule fois.
Lorsqu’un utilisateur crée une information dans le système, elle devient immédiatement disponible pour les autres services autorisés.
A lire aussi: Planification intégrée : SAP IBP au service de la demande prévisionnelle
Des informations mises à jour instantanément
Une autre caractéristique fondamentale de SAP ERP est le traitement des données en temps réel.
Dans un système traditionnel, certaines opérations nécessitent des transferts de fichiers entre plusieurs logiciels. Ces transferts peuvent provoquer des retards ou des incohérences.
Avec SAP, une modification dans le système peut déclencher automatiquement plusieurs mises à jour.
Prenons un exemple concret.
Lorsqu’un commercial enregistre une commande client :
- le stock est immédiatement vérifié
- la réservation du produit est effectuée
- la livraison peut être planifiée
- la comptabilité prépare les écritures associées
Toutes ces opérations sont liées entre elles.
Ce fonctionnement permet d’obtenir une vision instantanée de la situation de l’entreprise.
Une organisation en modules métiers
Le logiciel SAP ERP est structuré autour de modules spécialisés.
Chaque module correspond à un domaine d’activité de l’entreprise.
Cette organisation permet d’adapter le système aux besoins de chaque organisation.
Certaines entreprises utilisent uniquement quelques modules, tandis que d’autres déploient l’ensemble du système.
Le module FI : la comptabilité financière
Le module FI (Financial Accounting) gère toutes les opérations comptables.
Il permet notamment :
- d’enregistrer les factures fournisseurs
- de suivre les paiements clients
- de produire les bilans comptables
- de gérer la trésorerie
Toutes les écritures comptables sont automatiquement enregistrées dans le système.
Cela facilite la production des rapports financiers.
Le module CO : le contrôle de gestion
Le module CO (Controlling) complète la comptabilité financière.
Son rôle est d’analyser les coûts et la rentabilité des activités.
Les entreprises peuvent par exemple suivre :
- le coût de production d’un produit
- la rentabilité d’un projet
- la performance d’un service
Les données utilisées par ce module proviennent souvent d’autres parties du système.
Le module MM : les achats et les stocks
Le module MM (Materials Management) permet de gérer l’approvisionnement de l’entreprise.
Il couvre plusieurs processus :
- création des commandes fournisseurs
- réception des marchandises
- gestion des stocks
- suivi des fournisseurs
Lorsqu’un produit arrive dans un entrepôt, le système met automatiquement à jour les quantités disponibles.
Le module SD : les ventes et la distribution
Le module SD (Sales and Distribution) est utilisé par les équipes commerciales.
Il permet de gérer :
- les commandes clients
- les devis
- les livraisons
- la facturation
Lorsqu’une vente est enregistrée, plusieurs informations sont mises à jour dans le système :
- les stocks
- la comptabilité
- le suivi logistique
Cette interconnexion simplifie le traitement des commandes.
Le module RH : la gestion des ressources humaines
Le module RH permet de gérer les informations liées aux salariés.
Il peut inclure :
- les dossiers des employés
- la gestion des salaires
- les absences
- la formation
Certaines entreprises utilisent également ce module pour analyser les compétences et planifier les recrutements.
A voir également: MFG PRO : l’ERP historique de QAD pour la fabrication industrielle
Comment les modules travaillent ensemble ?
La force du système SAP ERP réside dans la communication entre ses modules.
Chaque opération peut déclencher plusieurs actions automatiques.
Prenons l’exemple d’une entreprise qui vend un produit.
- le service commercial crée une commande dans le module SD
- le module MM vérifie la disponibilité en stock
- la logistique prépare la livraison
- le module FI enregistre la facture
- le module CO calcule la rentabilité de la vente
Toutes ces étapes sont liées.
Ce fonctionnement réduit les tâches manuelles et accélère les processus.
La navigation dans SAP : menus et transactions
L’interface de SAP ERP est organisée autour de menus hiérarchiques.
Les utilisateurs peuvent parcourir une arborescence de dossiers pour accéder aux différentes fonctions.
Chaque fonction correspond à une transaction.
Une transaction est une opération précise que l’utilisateur peut exécuter dans le système.
Par exemple :
- créer une commande
- consulter un stock
- enregistrer une facture
Ces transactions apparaissent généralement sous forme d’icônes dans l’interface.
Découvrez aussi: Gestion de la supply chain : Oracle SCM ou Sage X3 ?
Les codes de transaction pour travailler plus vite
Dans SAP, chaque transaction possède également un code de transaction.
Ces codes permettent d’accéder directement à une fonction sans naviguer dans les menus.
Les utilisateurs expérimentés utilisent souvent ces codes pour gagner du temps.
Quelques exemples connus :
- VA01 pour créer une commande client
- ME21N pour créer une commande fournisseur
- FB60 pour saisir une facture fournisseur
Avec l’habitude, les utilisateurs peuvent travailler beaucoup plus rapidement.
Les commandes pour gérer les fenêtres
Certaines commandes permettent également de gérer les écrans dans SAP.
Deux commandes sont très utilisées :
- /n : ouvrir une nouvelle transaction dans la même fenêtre
- /o : ouvrir une transaction dans une nouvelle fenêtre
Cette fonctionnalité permet de consulter plusieurs informations simultanément.
Créer un menu de favoris
Pour simplifier la navigation, les utilisateurs peuvent créer un menu de favoris.
Ce menu permet d’ajouter les transactions les plus utilisées.
Par exemple :
- création de commandes
- validation de factures
- consultation des stocks
Cette personnalisation améliore considérablement la productivité.
L’évolution vers SAP S/4HANA
Pendant longtemps, la version la plus connue du système SAP était SAP R/3.
Aujourd’hui, l’éditeur propose une nouvelle génération appelée SAP S/4HANA.
Cette version repose sur la technologie de base de données SAP HANA.
Contrairement aux bases de données classiques qui stockent les informations sur disque, cette technologie conserve les données en mémoire.
Cela permet d’effectuer des analyses beaucoup plus rapides.
Certaines opérations qui prenaient auparavant plusieurs minutes peuvent être réalisées presque instantanément.
A lire également: Quels indicateurs surveiller pour gérer le stock de sécurité avec Oracle SCM ?
Une utilisation massive dans les grandes entreprises
Les logiciels développés par SAP sont largement utilisés dans l’économie mondiale.
Selon plusieurs estimations du secteur :
- plus de 440 000 entreprises utilisent des solutions SAP
- les logiciels SAP sont présents dans plus de 180 pays
- l’entreprise emploie plus de 110 000 personnes
On estime également qu’une grande partie des transactions commerciales mondiales passent par un système SAP à un moment donné.
Laisser un commentaire