7C de la communication : cas pratiques et exemples

La communication est au cœur de toute relation professionnelle ou commerciale. Mais il ne suffit pas de transmettre un message pour qu’il soit compris ou retenu. La méthode des 7C permet de vérifier que chaque élément d’un message est clair, complet et adapté à son destinataire. Cette approche, développée dans les années 1960 par des experts en communication, est devenue une référence pour structurer des messages précis et efficaces.

1. Clarté : dire exactement ce que l’on veut transmettre

La clarté est essentielle pour qu’un message atteigne son objectif et soit compris par tous. Un message confus ou ambigu peut provoquer des malentendus, des retards dans la prise de décision ou des erreurs coûteuses.

Pour améliorer la clarté :

• Utilisez un langage simple et accessible. Évitez le jargon technique inutile ou les termes ambigus.
• Formulez une idée par phrase et séparez les concepts distincts dans différents paragraphes.
• Structurez votre message de manière logique : commencez par le contexte, développez le contenu principal et terminez par une conclusion ou un appel à l’action.
• Relisez-vous pour identifier les passages qui pourraient être mal interprétés.

Exemple :
Dans un email annonçant un changement d’horaires :
« À partir du lundi 2 décembre, nos bureaux ouvriront de 9h à 18h »
est plus clair que :
« Nous ajustons nos horaires d’ouverture pour le mois de décembre, veuillez consulter les informations disponibles. »
La première phrase transmet l’information essentielle de manière immédiate et compréhensible.

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2. Concision : aller droit au but

La concision consiste à transmettre votre message en utilisant le moins de mots possible, sans perdre en précision. Des phrases trop longues ou verbeuses peuvent fatiguer le lecteur et diluer le message principal.

Pour être concis :

• Supprimez les répétitions et les détails superflus.
• Privilégiez les verbes d’action et des mots précis.
• Segmentez l’information en paragraphes courts ou en listes à puces pour faciliter la lecture rapide.
• Vérifiez que chaque phrase apporte une valeur ajoutée au message.

Exemple :
Une annonce sur une application :
« Notre nouvelle application vous permet de gérer vos tâches, vos contacts et vos rendez-vous en un seul endroit, rapidement et facilement »
est plus efficace que :
« Grâce à notre application, vous pouvez organiser vos différents types de tâches, suivre vos contacts et planifier vos rendez-vous tout en ayant accès à différentes fonctionnalités qui vous aideront à mieux gérer votre temps. »
Le message reste clair et compréhensible dès la première lecture.

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3. Concrétude : appuyer le message avec des faits

La concrétude renforce la crédibilité d’un message et permet au destinataire de se projeter. Les arguments vagues ou génériques sont moins convaincants que les données chiffrées, les preuves tangibles ou les situations réelles.

Pour rendre un message concret :

• Intégrez des chiffres ou résultats précis.
• Utilisez des illustrations visuelles telles que tableaux, graphiques ou images.
• Mentionnez les sources fiables ou études permettant de valider vos affirmations.
• Montrez l’application réelle du message ou ses effets mesurables.

Exemple :
Au lieu d’écrire :
« Notre solution améliore la productivité »,
préférez :
« Les entreprises utilisant notre solution ont constaté une augmentation de 22 % de leur productivité sur six mois. »
Ce type de précision permet au lecteur de mesurer l’efficacité réelle de la solution.

4. Cohérence : assurer une logique et une continuité

La cohérence garantit que le message est aligné avec les autres communications et que l’ensemble est structuré de manière harmonieuse. Un message incohérent crée de la confusion et nuit à la confiance du destinataire.

Pour rester cohérent :

• Vérifiez que votre message est en accord avec les valeurs et la ligne de communication de votre entreprise.
• Assurez-vous que les informations diffusées sur différents supports (emails, site web, réseaux sociaux) ne se contredisent pas.
• Maintenez un ton uniforme pour faciliter la compréhension et la reconnaissance de la marque.
• Reliez chaque partie du message à l’objectif global afin que chaque phrase ait un sens dans le contexte.

Exemple :
Si une entreprise met en avant la rapidité de ses services dans une publicité, ses emails, son site web et ses communications téléphoniques doivent également refléter cette promesse. Sinon, les clients pourraient percevoir un décalage entre les messages et la réalité.

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5. Crédibilité : inspirer confiance

La crédibilité est la condition sine qua non pour que le destinataire accorde de l’importance à votre message. Un message clair et concis peut rester ignoré si le public doute de sa véracité.

Pour renforcer la crédibilité :

• Appuyez-vous sur des sources fiables ou des témoignages vérifiables.
• Évitez les promesses irréalistes ou exagérées.
• Relisez et faites relire vos messages par un tiers pour éviter les erreurs factuelles.
• Montrez des preuves ou résultats tangibles qui confirment vos propos.

Exemple :
Dans un communiqué sur un nouveau produit :
« Testé par 500 utilisateurs pendant trois mois, le produit a obtenu une satisfaction moyenne de 4,8 sur 5 »
apporte des preuves tangibles et rassure le lecteur sur la qualité du produit.

6. Courtoisie : adopter un ton respectueux et engageant

La courtoisie impacte la manière dont le message est reçu et interprété. Même un contenu pertinent peut être mal perçu si le ton est jugé agressif ou condescendant.

Pour être courtois :

• Utilisez des formules de politesse adaptées au contexte.
• Maintenez un ton positif, constructif et inclusif.
• Privilégiez la diplomatie plutôt que la critique directe.
• Montrez de l’empathie pour le destinataire et ses préoccupations.

Exemple :
Au lieu de :
« Vous avez mal compris les instructions »,
il est préférable de dire :
« Pour clarifier, voici comment procéder étape par étape… »
Cette formulation guide le destinataire sans créer de ressentiment.

7. Confirmation : s’assurer que le message a été reçu et compris

La confirmation consiste à vérifier la bonne réception et compréhension du message, et à obtenir un retour. Cela permet d’éviter les malentendus et d’ajuster la communication si nécessaire.

Pour obtenir la confirmation :

• Proposez des résumés ou des reformulations pour valider la compréhension.
• Posez des questions ouvertes ou demandez un retour explicite.
• Planifiez un suivi ou une rencontre pour clarifier si nécessaire.
• Encouragez le dialogue et la participation pour vérifier la réception du message.

Exemple :
Dans un email de réunion :
« Merci de confirmer votre présence et de signaler si vous souhaitez ajouter des points à l’ordre du jour »
assure que toutes les parties sont alignées et prêtes à collaborer efficacement.