L’onboarding HubSpot ne consiste pas uniquement à créer un compte. Pour profiter rapidement du CRM, il est recommandé d’installer les applications utiles, connecter ses outils de travail et configurer les premiers paramètres de l’espace de travail. Que vous utilisiez la version gratuite ou une offre payante, quelques réglages suffisent pour commencer à gérer vos contacts, suivre vos e-mails et exploiter les fonctionnalités de la plateforme dès les premiers jours.
Pourquoi préparer son environnement avant d’utiliser HubSpot ?
La première connexion à HubSpot donne accès à un espace encore vide. Aucun contact, aucun pipeline de vente et aucun tableau de bord ne sont disponibles tant que la plateforme n’a pas été configurée.
Une préparation rapide permet de gagner du temps par la suite :
- accès sécurisé pour tous les collaborateurs ;
- synchronisation avec les outils de messagerie ;
- import de la base clients ;
- suivi des visiteurs du site web ;
- installation des applications mobiles.
Quelques dizaines de minutes suffisent généralement pour mettre en place les principaux outils.
Où se connecter à HubSpot ?
HubSpot fonctionne directement depuis un navigateur web. Aucun logiciel n’est à installer sur un ordinateur pour accéder au CRM.
La connexion s’effectue depuis la plateforme officielle à l’aide de plusieurs méthodes d’authentification.
| Mode de connexion | Utilisation |
| Adresse e-mail professionnelle | Connexion classique |
| Compte Google | Connexion avec Google Workspace ou Gmail |
| Compte Microsoft | Connexion avec Microsoft 365 ou Outlook |
Une fois connecté, chaque utilisateur retrouve son tableau de bord, ses contacts, ses tâches et les outils correspondant à son abonnement.
Pour les entreprises comptant plusieurs collaborateurs, il est conseillé que chaque membre dispose de son propre compte plutôt que de partager un identifiant commun. Cette organisation facilite le suivi des actions et améliore la sécurité des accès.
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L’application mobile HubSpot : le premier téléchargement recommandé
L’application officielle HubSpot est disponible gratuitement sur :
- App Store (iPhone et iPad) ;
- Google Play Store (Android).
Elle permet d’accéder rapidement aux principales fonctions du CRM sans utiliser un ordinateur.
Depuis l’application, il est notamment possible de :
- consulter les fiches contacts ;
- recevoir des notifications ;
- gérer les tâches ;
- enregistrer un appel ;
- ajouter des notes après un rendez-vous ;
- suivre les opportunités commerciales.
Cette application est particulièrement utile pour les commerciaux, consultants ou dirigeants qui travaillent régulièrement en déplacement.
| Fonction | Disponible sur mobile |
| Contacts | ✔ |
| Transactions | ✔ |
| Tâches | ✔ |
| Appels | ✔ |
| Notifications | ✔ |
Installer l’extension HubSpot pour Gmail ou Outlook
Une grande partie des échanges commerciaux passe par la messagerie électronique. Installer l’extension HubSpot permet de relier directement les e-mails au CRM.
Deux solutions existent selon votre environnement de travail.
Extension HubSpot pour Gmail
Les utilisateurs de Gmail ou Google Workspace peuvent installer l’extension disponible sur le Chrome Web Store.
Après installation, plusieurs fonctionnalités deviennent accessibles directement depuis la boîte de réception :
- enregistrement automatique des échanges ;
- création de contacts ;
- suivi de l’ouverture des e-mails (selon les fonctionnalités disponibles) ;
- association des messages aux fiches clients.
Complément HubSpot pour Outlook
Les entreprises utilisant Microsoft 365 ou Outlook disposent également d’un complément officiel.
Celui-ci offre des possibilités similaires :
- archivage des conversations dans le CRM ;
- création rapide de contacts ;
- accès aux informations clients sans quitter Outlook.
L’objectif est d’éviter les doubles saisies et de conserver un historique complet des échanges.
Installer le code de suivi HubSpot sur son site web
Le HubSpot Tracking Code est un petit script à intégrer sur le site internet de l’entreprise.
Son installation permet notamment de :
- mesurer le trafic ;
- identifier les pages visitées ;
- suivre les formulaires ;
- analyser certaines conversions ;
- enrichir les informations disponibles dans le CRM.
Selon le CMS utilisé (WordPress, Shopify, Prestashop ou développement sur mesure), l’installation peut prendre seulement quelques minutes.
| CMS | Installation |
| WordPress | Extension ou insertion du code |
| Shopify | Paramètres du thème ou application |
| Prestashop | Module ou insertion manuelle |
| Site personnalisé | Ajout dans le code source |
A voir également: Quel CRM SaaS répond vraiment à vos besoins ? On fait le point !
Onboarding HubSpot Free : les premières étapes à réaliser
La version gratuite de HubSpot ne comprend pas d’accompagnement personnalisé. La configuration est réalisée directement par l’utilisateur.
Créer son compte
L’inscription s’effectue en ligne et ne nécessite pas de carte bancaire pour accéder aux fonctionnalités gratuites.
Inviter les collaborateurs
Même avec une petite équipe, il est préférable d’ajouter chaque utilisateur individuellement.
Chaque membre peut ainsi :
- gérer ses propres contacts ;
- consulter les opportunités qui lui sont attribuées ;
- enregistrer ses activités.
Importer sa base de contacts
Si l’entreprise utilise déjà un fichier Excel ou un ancien CRM, les données peuvent être importées au format CSV.
Les informations les plus courantes comprennent :
- prénom ;
- nom ;
- entreprise ;
- adresse e-mail ;
- téléphone ;
- fonction.
Cette étape évite une ressaisie complète de la base clients.
Connecter sa boîte mail
Relier Gmail ou Outlook au CRM permet de retrouver les échanges directement dans les fiches contacts.
Les commerciaux gagnent ainsi du temps et limitent les oublis lors du suivi des prospects.
Découvrir HubSpot Academy
🎓 HubSpot met gratuitement à disposition une plateforme de formation.
Les utilisateurs peuvent suivre :
- des cours vidéo ;
- des exercices ;
- des certifications reconnues ;
- des formations sur le CRM, le marketing, les ventes ou le service client.
Ces contenus facilitent la prise en main de la plateforme, même sans expérience préalable.
Onboarding HubSpot Starter, Professional et Enterprise
Les entreprises ayant souscrit une offre payante disposent généralement d’un accompagnement plus complet.
Selon l’abonnement choisi, plusieurs étapes viennent s’ajouter à la configuration de base.
Vérifier les licences utilisateurs
Avant de créer tous les comptes, l’administrateur doit vérifier que chaque collaborateur dispose du niveau d’accès adapté.
Par exemple :
| Profil | Accès conseillé |
| Commercial | Sales Hub |
| Marketing | Marketing Hub |
| Support client | Service Hub |
| Administrateur | Accès complet |
Une bonne répartition des licences facilite la gestion quotidienne et limite les accès inutiles.
Organiser les réunions de lancement
Lorsque l’entreprise est accompagnée par HubSpot ou par une agence partenaire, plusieurs réunions permettent de définir :
- les objectifs du projet ;
- les outils à connecter ;
- les pipelines commerciaux ;
- les données à importer ;
- le calendrier de déploiement.
Cette phase prépare la configuration du CRM avant son utilisation par l’ensemble des équipes.
Configurer son domaine d’envoi
Pour les campagnes e-mail, HubSpot recommande de configurer les paramètres d’authentification du domaine.
Les principaux réglages concernent :
- SPF ;
- DKIM ;
- parfois DMARC selon l’infrastructure utilisée.
Ces paramètres améliorent la délivrabilité des e-mails et réduisent le risque que les messages soient classés comme indésirables.
Configurer les outils avancés
Les offres Professional et Enterprise donnent accès à des fonctionnalités supplémentaires.
Parmi les plus utilisées :
- plusieurs pipelines commerciaux ;
- workflows d’automatisation ;
- rapports personnalisés ;
- tableaux de bord avancés ;
- segmentation des contacts ;
- automatisation marketing.
Ces éléments demandent généralement davantage de préparation afin de correspondre aux processus internes de l’entreprise.
Définir les rôles et les droits d’accès
🔐 Dans une organisation comptant plusieurs utilisateurs, chaque collaborateur n’a pas besoin d’accéder à l’ensemble des informations.
HubSpot permet de définir différents niveaux d’autorisation.
Les administrateurs peuvent limiter :
- l’accès aux contacts ;
- la modification des propriétés ;
- la suppression des données ;
- l’utilisation de certains outils.
Cette organisation réduit les risques d’erreurs et protège les informations sensibles.
Une check-list pour réussir son onboarding HubSpot
| Étape | Free | Starter | Professional / Enterprise |
| Création du compte | ✔ | ✔ | ✔ |
| Installation de l’application mobile | ✔ | ✔ | ✔ |
| Extension Gmail ou Outlook | ✔ | ✔ | ✔ |
| Import des contacts | ✔ | ✔ | ✔ |
| Installation du Tracking Code | ✔ | ✔ | ✔ |
| Invitation des collaborateurs | ✔ | ✔ | ✔ |
| Configuration des licences | ✖ | ✔ | ✔ |
| Paramétrage du domaine | ✖ | ✔ | ✔ |
| Workflows avancés | ✖ | Limités | ✔ |
| Réunions d’onboarding | ✖ | Selon l’offre | ✔ |
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