Ximi est un ERP métier conçu pour les structures de services à la personne et médico-sociales. Développé par la société française Xelya, le logiciel regroupe dans une même plateforme la planification des interventions, la gestion des salariés, la facturation, la télégestion, la paie et la relation avec les clients ou bénéficiaires.
L’outil cible notamment les SAAD, SSIAD, SPASAD, associations, entreprises privées, réseaux d’agences et franchises. Ximi fonctionne entièrement en ligne, sans installation locale, avec des modules adaptés aux contraintes des activités d’aide et de soins à domicile.
⚠️ À ne pas confondre avec SAP, l’éditeur allemand de logiciels d’entreprise. Ximi est ici un logiciel spécialisé dans les Services à la Personne (SAP).
📊 Ximi en résumé : un ERP spécialisé dans les services à domicile
| Critère | Ximi |
| Type de logiciel | ERP métier 100 % web |
| Secteurs | Services à la personne et médico-social |
| Structures ciblées | Associations, entreprises, agences, franchises, résidences services |
| Planning | Interventions, absences, remplacements |
| Facturation | Multi-financeurs, CPAM, mutuelles, départements |
| Paie | Prestataire et mandataire, conventions du secteur, DSN |
| Télégestion | Pointage mobile, géolocalisation, QR Code, NFC |
| CRM | Prospects, devis, contrats, échanges |
| SSIAD | Dossier de soins, transmissions ciblées, plan de soins |
| Applications mobiles | Ximi Mobile et Ximi Family |
| Hébergement | Cloud, données hébergées en France selon les informations de l’éditeur |
| Certifications annoncées | ISO 20000, ISO 27001, ISO 27018 et HDS pour Xelya |
| Ségur | Référencé Ségur du Numérique en Santé |
| Prix indicatif | À partir de 49 € HT/mois/utilisateur pour le pack logiciel selon la documentation tarifaire publiée par Xelya |
Le tarif de 49 € HT par mois et par utilisateur apparaît dans les documents tarifaires publiés par Xelya. Il s’agit toutefois d’un prix de référence auquel peuvent s’ajouter des modules, des services ou des frais de mise en service. Il est donc préférable de demander un devis correspondant à la configuration exacte de la structure.
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🏠 Un logiciel conçu pour les contraintes des structures SAP
Planning, remplacements et suivi des interventions
La planification constitue une partie importante de Ximi. Le logiciel permet de gérer les interventions, absences et remplacements, avec une vision du planning accessible depuis un navigateur.
Cette organisation est particulièrement adaptée aux structures qui doivent affecter régulièrement des intervenants à plusieurs bénéficiaires. Les informations issues du planning peuvent également alimenter les autres modules, notamment la paie et la facturation.
Ximi propose également Plizi, un module d’affectation et de remplacement intégré au planning. L’outil recherche les intervenants disponibles afin de proposer des solutions lorsqu’une absence intervient. Ximi indique que plusieurs journées peuvent être traitées simultanément, plutôt que de replacer chaque visite séparément.
Facturation et gestion des financeurs
La facturation constitue un autre volet important pour les structures d’aide à domicile. Ximi annonce la gestion de factures multi-financeurs, notamment pour les CPAM, mutuelles et conseils départementaux, ainsi que la télétransmission CPAM et la compatibilité avec Chorus Pro.
Cette organisation est intéressante pour les structures dont les prestations ne sont pas réglées uniquement par le bénéficiaire. Les règles de facturation peuvent en effet varier selon la prise en charge, l’activité et le financeur concerné.
L’éditeur indique également une gestion de la TVA mixte et une préparation à la facturation électronique obligatoire. Les modalités précises doivent toutefois être vérifiées selon la version du logiciel et les modules souscrits.
CRM, devis et relation avec les bénéficiaires
Ximi ne se limite pas au planning. Le logiciel intègre également un CRM métier permettant de suivre les prospects, les devis, les contrats et les échanges avec les clients.
La signature électronique fait également partie des fonctions annoncées par Ximi. Un extranet peut par ailleurs être mis à disposition des clients et intervenants afin de consulter différents documents et informations liés à leur activité.
💶 Ximi : quel prix pour une structure de services à la personne ?
Le prix de Ximi dépend principalement de la configuration choisie. La documentation tarifaire de Xelya publiée en ligne indique historiquement 49 € HT par mois et par utilisateur pour le pack Logiciel, avec des offres complémentaires pour les communications et l’informatique. Une formule regroupant plusieurs services était également affichée à 99 € HT par mois et par utilisateur.
Il ne faut donc pas considérer 49 € comme le prix définitif de toutes les configurations possibles. L’éditeur précise que ses tarifs sont hors taxes, hors services associés et hors éventuels frais de mise en service. Les modules métier supplémentaires peuvent également modifier le montant final.
Pour une petite association avec peu d’utilisateurs, le coût par utilisateur doit être comparé au nombre de postes réellement nécessaires. Pour une structure de plusieurs dizaines de salariés administratifs, la question se pose davantage en termes de périmètre fonctionnel et de coûts liés à la multiplication des logiciels.
📋 Une tarification à comparer avec le périmètre réellement utilisé
Un devis Ximi doit donc être étudié en regardant séparément :
- le nombre d’utilisateurs ;
- les modules de paie ;
- la télégestion ;
- la comptabilité ;
- le module SSIAD ;
- les fonctions liées aux financeurs ;
- les applications mobiles ;
- l’extranet ;
- les éventuels services informatiques complémentaires ;
- les frais de mise en service et d’accompagnement.
Cette méthode donne une vision plus fiable du coût annuel qu’un simple tarif mensuel affiché.
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👩💼 Paie et RH : un module particulièrement adapté au secteur
Ximi intègre un module de paie prestataire et mandataire destiné aux structures de services à la personne. L’éditeur indique notamment la prise en compte de conventions collectives du secteur comme la BAD et la FEHAP, ainsi que la génération d’exports DSN.
L’intérêt est de relier les informations issues du planning aux données nécessaires à la paie. Les heures travaillées, les interventions et certaines données liées aux salariés peuvent ainsi être exploitées sans multiplier les ressaisies entre plusieurs logiciels.
Pour une structure avec de nombreux intervenants à domicile, cette partie peut représenter une différence importante par rapport à un simple logiciel de planning. Ximi indique d’ailleurs que certains clients éditent plusieurs milliers de bulletins de paie chaque mois avec son module.
📱 Ximi Mobile et Ximi Family : les applications pour le terrain et les proches
Ximi Mobile pour les intervenants
Les intervenants peuvent utiliser Ximi Mobile depuis un smartphone afin d’accéder à leur planning et de transmettre certaines informations depuis le terrain.
L’application prend notamment en charge le pointage électronique géolocalisé, la consultation des interventions, les fiches bénéficiaires, les transmissions et les feuilles d’émargement dématérialisées. Ximi indique également la prise en charge du NFC et du QR Code pour la télégestion.
Pour une structure disposant de nombreux salariés répartis chez différents bénéficiaires, la connexion entre planning administratif et informations remontées depuis le terrain évite de multiplier les systèmes indépendants.
Ximi Family pour les proches
Ximi Family vise davantage les aidants et familles. Le portail peut donner accès aux plannings d’intervention, à certaines informations et à une messagerie sécurisée avec la structure.
Cette interface peut être intéressante pour les organismes qui souhaitent donner aux proches une visibilité sur les interventions réalisées auprès d’un bénéficiaire, tout en conservant les données dans l’environnement Ximi.
🏥 Ximi peut aussi couvrir les besoins des SSIAD
Ximi ne se limite pas aux prestations d’aide à domicile. L’éditeur propose également un module dédié aux SSIAD et aux activités de soins, avec notamment un dossier de soins, des transmissions ciblées et des outils liés au plan de soins.
Les données médicales nécessitent naturellement un niveau de protection élevé. Xelya indique disposer de certifications HDS, ISO 27001, ISO 27018 et ISO 20000. L’éditeur précise également que les données sont hébergées dans des infrastructures situées en France.
Cette dimension explique en partie pourquoi Ximi cible des structures plus complexes qu’une simple entreprise de ménage à domicile.
🔐 Sécurité et cloud : un autre argument de Ximi
Ximi est accessible depuis un navigateur, sans installation locale. La plateforme peut donc être utilisée depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone connecté à Internet. Les mises à jour sont également gérées par l’éditeur.
Xelya met par ailleurs en avant plusieurs certifications relatives à la sécurité et à l’hébergement des données : ISO 27001, ISO 27018, ISO 20000 et HDS. Pour les structures manipulant des données personnelles ou de santé, ce volet doit être examiné attentivement lors du choix d’un logiciel métier.
La présence d’une certification HDS ne signifie toutefois pas que toutes les obligations réglementaires de la structure sont automatiquement couvertes. Les droits d’accès, les procédures internes, les habilitations et la gestion des données restent également sous la responsabilité de l’organisation.
⚠️ Les inconvénients de Ximi qu’il faut considérer
Une plateforme très large qui demande un temps de prise en main
La richesse de Ximi peut aussi devenir un point de vigilance pour une petite équipe. Une structure qui recherche uniquement un planning et une facturation simple n’aura pas nécessairement besoin de l’ensemble des modules proposés.
La mise en place demande donc de définir précisément les utilisateurs, les processus et les modules nécessaires. Une formation et un accompagnement peuvent également être pertinents lors du déploiement.
Un prix qui peut augmenter avec les modules
Le tarif de base ne reflète pas nécessairement le coût d’une configuration complète. Paie, télégestion, comptabilité, SSIAD, informatique, téléphonie ou services complémentaires peuvent modifier la facture.
Pour une microstructure qui démarre avec seulement quelques intervenants, un logiciel plus léger peut donc être financièrement plus cohérent.
Un écosystème informatique plus large que le seul logiciel métier
Xelya propose également des prestations liées à l’informatique, aux communications et à Microsoft 365. Cette offre peut intéresser une association ou une entreprise qui souhaite confier une partie de son système informatique au même prestataire.
À l’inverse, une structure disposant déjà d’une infrastructure informatique, d’un contrat Microsoft 365 et d’une téléphonie bien établie peut préférer souscrire uniquement aux briques Ximi dont elle a besoin.
🎯 Ximi est-il adapté à votre structure ?
| Profil | Avis sur Ximi |
| Microstructure avec quelques intervenants | ⚠️ Peut être surdimensionné |
| Petite entreprise SAP en croissance | ✅ À étudier |
| Association d’aide à domicile | ✅ Très adapté |
| SAAD avec nombreux intervenants | ✅ Très adapté |
| SSIAD | ✅ Adapté |
| Structure avec activité aide et soins | ✅ Très adapté |
| Réseau de franchises | ✅ Adapté |
| Structure avec plusieurs financeurs | ✅ Très adapté |
| Besoin uniquement d’un planning simple | ⚠️ Comparer avec des solutions plus légères |
| Besoin de paie + planning + facturation + télégestion | ✅ Très pertinent |
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